学校档案室建设规范与档案管理办法

一、功能定位

学校档案室是学校档案保管与利用的核心场所，主要承担以下职能：

• 集中保管学校行政文书、教学科研、学生学籍、财务资产、基建工程等各类档案

• 提供档案查阅、借阅、复印等服务，为学校管理、教育教学与师生需求提供支持

• 负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计与数字化加工，保障档案的完整与安全

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二、空间与设施规范

1. 环境要求：

• 选址：远离水源、火源与污染源，优先选择楼层较高、通风干燥的区域

• 温湿度：控制温度 14-24℃、相对湿度 45%-60%，配备除湿机、空调与通风设备

• 防护：安装防火门、防盗窗、烟雾报警器与灭火器，做好防水、防潮、防虫、防鼠措施

2. 设施配置：

• 配备密集架 / 档案柜，按档案类别分区存放，标注清晰的类别与编号

• 设置档案整理台、计算机与扫描设备，支持档案数字化与查阅服务

• 配置消防、应急照明与监控系统，实现 24 小时安全管控

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三、档案管理规范

1. 收集与整理：

• 各部门按规定及时移交档案，档案室负责接收、分类、编号、编目与装订

• 遵循 “分类准确、整理规范、编号统一、装订牢固” 的原则，确保档案有序可查

2. 保管与保护：

• 建立档案台账，定期清点、检查档案状态，发现破损、霉变及时修复

• 重要档案实行异地备份与数字化存储，防止意外损毁与丢失

3. 查阅与利用：

• 严格执行查阅审批制度，校内人员凭有效证件登记查阅，校外人员需持单位介绍信并经校领导批准

• 档案仅限室内查阅，严禁涂改、勾画、抽页与带出，复制需经管理员同意并登记

4. 保密与安全：

• 涉密档案单独存放，严格限制查阅范围，遵守国家保密法律法规

• 档案室实行专人管理，非工作人员未经许可不得进入，定期开展安全培训与应急演练

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四、日常维护与责任

• 每日检查温湿度、消防与监控设备，做好记录

• 定期开展档案数字化工作，提升档案利用效率

• 明确档案管理员岗位职责，对档案的安全、完整与规范管理负责

• 设备故障或安全隐患及时报修（联系电话：15129249961）